De gemeente Steenwijkerland werkte in het verleden als met SBA, de voorganger van onze VTH-applicatie LEEF. Toen in 2018 LEEF geïmplementeerd werd, waren de gebruikers blij verrast. Wij vroegen Nico Oosten, functioneel beheerder bij gemeente Steenwijkerland, waarom.
Eén van de belangrijkste verschillen is volgens Nico de gebruiksvriendelijkheid. “We zien veel voordelen ten opzichte van de vorige applicatie. Zo is het veel eenvoudiger om een zaak aan te maken. Ook de zoekfunctie is enorm verbeterd. Voorheen kon je alleen zoeken in een specifiek scherm, nu zoek je door heel LEEF. Een ander voordeel is het gemak waarmee je een document toevoegt aan een zaak. Je sleept heel eenvoudig het document waar je het hebben wilt. Net als in Outlook. Al die voordelen bij elkaar zorgen ervoor dat onze collega’s LEEF als gebruiksvriendelijk en efficiënt ervaren. Van andere collega’s komt geregeld de vraag of ze ook met LEEF kunnen werken. Bijvoorbeeld de jurist die bepaalde informatie uit een dossier nodig heeft. Het is mooi om te zien dat ook andere gebruikers graag met LEEF willen werken! Dat bevordert de samenwerking alleen maar.”
“Ga regelmatig met elkaar in gesprek. Niet alleen met het management, maar juist ook met de gebruikers. In deze coronatijd loop ik regelmatig even op de afdeling om te horen wat er speelt en waar de gebruikers tegen aanlopen. Laatst wilde een toezichthouder bijvoorbeeld LEEF twee keer openen, maar hij wist niet hoe. Door een simpele uitleg van mijn kant is hij dan weer op weg geholpen. Het zijn juist de kleine, dagelijkse dingen die het net wat eenvoudiger maken. Vaak ook kleine dingen waar mijn collega’s geen melding van maken. Door af en toe rond te lopen kan ik mijn collega helpen en ervaart hij of zij direct de winst ervan.”
“Voorheen hadden we een lijst met functietoetsen naast onze computer liggen, zodat we geen toetsen konden vergeten bij een bepaalde handeling. LEEF leidt je nu door de stappen heen. Zelf hoef je niet steeds te controleren of je iets vergeet. LEEF is flexibel in te richten en intuïtief: als organisatie konden we zelf de workflow bepalen en specifiek maken voor onze gemeente. En ook kan ik als functioneel beheerder zelf heel makkelijk aanpassingen doen als dat nodig is. Veel handelingen zijn intuïtief te doen: met één druk op de knop kun je bijvoorbeeld een zaak aanmaken of kan ik een nieuw account aanmaken.”
“Het eerste wat gebruikers opviel, was de moderne en intuïtieve uitstraling van LEEF. Ook bleek het heel makkelijk om te leren werken in LEEF. De symbolen spreken voor zich. Alle stappen werken logisch. Daardoor kon iedereen er al snel mee werken.” Nico heeft hiervoor ook als gebruiker en key-user gewerkt met LEEF. Hierdoor weet hij goed wat een gebruiker nodig heeft om zijn werk te kunnen doen in LEEF. Dat is in zijn huidige rol als functioneel beheerder een groot voordeel. “Eén van mijn taken is om nieuwe rapportagesjablonen te maken waar gebruikers iets aan hebben. SQL-kennis is niet nodig als functioneel beheerder, maar wel handig bij dit soort taken. Mijn voorganger heeft me die kennis bijgebracht en daar heb ik nu echt wat aan. En kom ik er niet uit? Dan staat Stadsbeheer altijd klaar om me te helpen. Maar ja, het fijne is dat de meeste dingen zo makkelijk zijn dat ik er vaak wel uit kom!”
“Ondanks de vele wisselingen in onze organisatie wisten we precies wat er moest gebeuren, door het solide plan van aanpak dat Stadsbeheer schreef voor het implementatietraject.”
“In het begin hadden we nog helemaal geen systeem voor de vergunningverlening. Een aantal van mijn collega’s hadden veel kennis in huis. En handmatig kwamen we een heel eind. Maar dat is natuurlijk enorm foutgevoelig. We moesten er niet aan denken dat we door procedurefouten in de problemen zouden komen.”
“LEEF is snel te leren voor zowel junior als meer senior gebruikers. Ook is het makkelijk in gebruik: minder schermen geeft een rustiger beeld en verkeerd klikken zorgt niet voor onnodige foutmeldingen, vastlopers of verdwalen.”
“Meer inzicht in onze lopende zaken zorgt voor een snellere en efficiëntere onderlinge communicatie. Bovendien geeft het opdrachtgevers meer inzicht in wat de FUMO zoal voor hen doet, wat de relatie verder versterkt.”
