Nieuw VTH-systeem
voor de Veiligheidsregio Drenthe
Bij ‘vergunning’, ‘toezicht’ en ‘handhaving’ denk je misschien vooral aan gemeentes. Ook veiligheidsregio’s hebben met deze onderwerpen te maken. Daarbij kiezen ze steeds vaker voor specifieke VTH-software om hun zaken te behandelen. Zo ook de Veiligheidsregio Drenthe (VRD). Vanaf mei 2022 werkt deze veiligheidsregio met LEEF. Wat was voor hen de aanleiding? En hoe verliep de overgang naar nieuwe software? We vragen het aan Jasper en Johan, de functioneel beheerder van de VRD.
Waarom de overstap naar andere software?
“Door de komst van de Omgevingswet en het DSO zijn we ons gaan oriënteren op andere mogelijkheden. We gebruikten binnen de VRD namelijk een systeem dat niet specifiek gericht was op VTH. Aan de ene kant gaf dat veel mogelijkheden, aan de andere kant ontstond er vertroebeling in het systeem. Het was tijd voor iets anders, een systeem dat de focus legt op vergunning, toezicht en handhaving.”
Waardoor viel jullie keuze op LEEF?
In de oriëntatiefase sprak de VRD met verschillende partijen. Door wensen uit te spreken en vragen te stellen zochten zij naar het systeem dat het beste systeem voor de situatie binnen de VRD. “Uiteindelijk kozen we heel bewust voor LEEF. De eigen casussen die centraal stonden tijdens de demo gaven echt de doorslag. We krijgen een heel duidelijk beeld van wat er mogelijk is binnen LEEF. En dat sloot aan bij onze wensen. Bovendien werden we erg enthousiast over de gebruiksvriendelijkheid van LEEF.”
‘Uiteindelijk kozen we heel bewust voor LEEF. ‘
Hoe verliep de implementatie?
“Het proces verliep goed. Van samen aan de ontwerptafel zitten tot aan een goedwerkend systeem. Er was bij zowel de VRD als bij Stadsbeheer zelf voldoende begrip en ruimte om alles kloppend te maken. We zaten elke week met elkaar aan tafel tijdens zogenaamde werksessies. In die werksessies bespraken we alle wensen en mogelijkheden. Dat zorgde elke week voor een tastbaar resultaat. Ook namen we onze collega’s regelmatig mee in de ontwikkelingen: tijdens overleggen over werkprocessen of een demo. Hierdoor ontstond er onder gebruikers al een gezonde belangstelling. Dat droeg uiteindelijk bij aan de adoptatie van LEEF.”
Dat klinkt wel heel mooi. Ging er niets mis?
“Natuurlijk verliep niet alles in het proces even soepel. De datamigratie heeft bijvoorbeeld erg veel tijd en energie gekost. Achteraf gezien hadden we dat echt anders aan moeten pakken. Niet alle data waren meer relevant. Daar hadden we voorafgaand aan de datamigratie een betere scheiding in moeten maken. Maar goed, dat was een mooi leerpunt. Hoe doen wij ons werk en hoe krijgen we dit in LEEF? Uiteindelijk zijn we blij met het eindresultaat.”
Hoe ervaren jullie LEEF tot nu toe?
“Inmiddels werken we zo’n anderhalf jaar met LEEF. Het bevalt ons erg goed. De gebruikers hebben het systeem inmiddels goed onder de knie en weten hoe ze met LEEF moeten werken. Voor de livegang hebben wij zelf voor elk werkproces een gebruikersinstructie gemaakt met afbeeldingen en tekst. Dat geeft gebruikers echt houvast. En bij problemen kunnen ze bij ons terecht. Als het nodig is, schakelen wij met Stadsbeheer. Die samenwerking verloopt fijn. We krijgen snel antwoord op onze calls en meldingen. En is er eerst uitzoekwerk nodig? Dan krijgen we daar een terugkoppeling over.”
Tips voor andere veiligheidsregio’s en gemeentes
- Bedenk van tevoren goed welke data je wilt overzetten
Welke data heb je echt nodig in het nieuwe systeem? Als je hier vooraf goed over nadenkt, scheelt dat veel tijd en kosten. Documenten zijn altijd nog te achterhalen bij de gemeente. Dus ze gaan niet verloren. - Breng je werkprocessen in beeld en schrijf ze volledig uit
Dit geeft een duidelijk overzicht en daarmee rust en ruimte. Zo kun je precies zien op welk punt in een proces je zit en wat er nog moet gebeuren. - Communiceer regelmatig met betrokken collega’s
Informeer hen bijvoorbeeld bij nieuwe ontwikkelingen of belangrijke keuzes. Neem ze van begin tot het eind mee in het hele proces. Dit zorgt ervoor dat de medewerkers zich betrokken en gewaardeerd voelen. Zo gaat het hele proces meer leven binnen de organisatie.
- Stel minimaal 2 personen aan voor het beheer
Het is fijn als meerdere medewerkers het gekozen VTH-systeem kunnen beheren. Niet alleen om praktische redenen (denk bijvoorbeeld aan vakantie of ziekte). Het is ook fijn om te kunnen sparren met elkaar.