Steeds meer organisaties kijken kritischer naar de plek van archivering. Nu we vooral digitaal werken moet ook het digitale archief een goede plek krijgen. Hoe doe je dat binnen de eigen organisatie? Archiveer je in het zaaksysteem? Of juist in de VTH-applicatie? Het e-depot is ook een mogelijkheid: een voorziening bij het Streekarchief waarin de digitale informatie wordt bewaard, beheerd en voor langere tijd beschikbaar is. Bij Voorne aan Zee kozen ze voor archivering in het e-depot. Wij spraken over deze keuze en aanpak met Sandra Sip (data-expert voor de gemeente) en Boukje Wolters (adviseur digitale archieven bij het Streekarchief Voorne-Putten).
De gemeente Voorne aan Zee ontstond begin 2024 vanuit drie gemeentes die elk hun eigen data meebrachten. Ook op het gebied van vergunningen, toezicht en handhaving. Deze data uit het verleden kan ook in de toekomst erg waardevol zijn. “Natuurlijk willen we die data van afgeronde vergunningen behouden,” vertelt Sandra. “We hebben ervoor gekozen om deze data op een gestructureerde manier over te zetten. Niet naar ons eigen nieuwe systeem, maar naar het e-depot bij het Streekarchief.”
Het e-depot zorgt voor één bron waarin alle afgehandelde vergunningen te vinden zijn. Waarin inwoners kunnen zoeken naar vergelijkbare vergunningen. Waarin medewerkers alle details kunnen terugvinden. En waarin ook andere partijen zoals de Omgevingsdienst en Veiligheidsregio informatie kan vinden. Sandra beaamt dit: “De belangrijkste reden voor ons was inderdaad dat het e-depot voor iedereen toegankelijk is. Voor medewerkers én voor inwoners. Door de fusie hebben medewerkers een andere functie en zijn er nieuwe medewerkers. Het is handig als zij alle informatie op één plek kunnen vinden. Rondvragen bij collega’s en inloggegevens voor oude systemen zijn daarmee niet meer noodzakelijk.”
Sandra en Boukje werken samen om data van verschillende afdelingen over te zetten naar het e-depot. Sandra: “Tijdens zo’n groot project is het belangrijk om van tevoren te bekijken hoe je dit soepel kan laten verlopen. Daarom hebben we vooraf al gekeken welke mensen we hierbij konden en mochten betrekken. We hebben direct meetings en afspraken gepland, zodat er structureel tijd was in de vaak volle agenda’s. Daarnaast hebben we ervoor gekozen om alle betrokkenen proactief te informeren. Elke week organiseerden we een stand-up waarin we vooral de voordelen lieten zien van waarom we dit doen: de kwaliteit verbetert enorm en collega’s kunnen straks alle informatie zelf vinden. Ook hebben we heel duidelijk laten zien waar we mee bezig waren. Wat gaat er goed? Wat ging er minder goed? Dit heeft echt voor betrokkenheid in de organisatie gezorgd.”
Voor de VTH-data kwam er een specifiek mappingsdocument. Boukje: “Vanuit het perspectief van het e-depot weten we welke velden en informatie we nodig hebben. In het mappingsdocument staat ook aangegeven welk format per veld nodig is. We hebben Stadsbeheer betrokken om de VTH-data vanuit LEEF aangeleverd te krijgen. Dat verliep heel vlot en soepel. Doordat we vooraf duidelijk verwachtingen naar elkaar hadden uitgesproken en doordat we korte lijnen hadden met Marco van Stadsbeheer. Rechtstreekse communicatie zorgde ervoor dat we obstakels uit de weg konden ruimen en hobbels snel konden gladstrijken.”
Duidelijkheid over de mapping is een kritische succesfactor in een project als bij Voorne aan Zee. Is de mapping duidelijk? Dan gaat inlezen ook makkelijker. Op basis van het mappingsdocument heeft Stadsbeheer scripts ontwikkeld om de data aan te leveren. In verschillende rondes hebben we dit getest met behulp van dummy-data. Sandra: “We hebben inmiddels alle data aangeleverd gekregen. We gaan die zelf overzetten naar het e-depot. Heel fijn dat we in verschillende rondes de data hebben getest. Zo bleek bijvoorbeeld dat we informatie misten doordat we vooraf hadden gedacht geen facturen nodig te hebben. Doordat we in rondes werkten, konden we dit soort inschattingsfouten redelijk eenvoudig oplossen.” Boukje vult aan: “Het heeft ons ook geleerd welke informatie we nog duidelijker aan de voorkant moeten uitvragen.”
De ontwikkelingen rondom e-depots zijn nog vrij nieuw. De gemeente Voorne aan Zee is één van de eerste gemeentes die alle archiefdata direct in het e-depot zet. Het heeft alle partijen mooie inzichten opgeleverd. De gemeente en het Streekarchief weten welke informatie ze duidelijker moeten uitvragen bij de afdelingen. De trots op het resultaat overheerst: “Al met al zijn we enorm trots op de manier van samenwerken. Hele duidelijke communicatie en daarvoor een vlotte doorlooptijd. Als de wil er is, dan kan het ook!” Vanuit Stadsbeheer hebben we door dit project praktijkervaring met het e-depot en scripts voor het overzetten van data opgebouwd. Hierdoor kunnen we meer gemeentes helpen hun data te archiveren in een e-depot.
Sandra en Boukje geven graag een aantal tips mee aan andere gemeentes: