Jarenlang werkt gemeente Brummen met een VTH-applicatie van een gemeente in de buurt. Maar dat verandert door onder andere een reorganisatie. Tijd voor een eigen applicatie. Een applicatie die optimaal aansluit bij de gemeente Brummen. We spreken met Gea Boerdam, vergunningverlener bij gemeente Brummen.
“Vooral gebruiksvriendelijkheid en veiligheid. We waren op zoek naar een gebruiksvriendelijke VTH-applicatie waarbij wij toegang zouden hebben tot onze eigen documenten en sjablonen. En natuurlijk moest die applicatie ook voldoen aan de AVG. Na een selectieproces is de keuze heel bewust gemaakt voor LEEF van Stadsbeheer.”
“Stadsbeheer zorgde voor een solide plan van aanpak. Dat plan gaf ons echt houvast tijdens het hele implementatietraject. Ondanks de vele wisselingen in onze organisatie wisten we precies wat er moest gebeuren en wanneer. Dat hebben we als prettig ervaren. Wat ik daarnaast heel fijn vind: Stadsbeheer zorgt bij elk bezoek of contact voor verslaglegging. Daarin werden alle afspraken en oplossingen vastgelegd. Je kunt je voorstellen dat ook zoiets bijdraagt aan duidelijkheid als je tegelijkertijd met een reorganisatie te maken hebt.”
“Ook wij zijn blij met het resultaat,” geeft Guido Pasman, implementatieadviseur van Stadsbeheer aan. “Het is mooi te zien dat gemeente Brummen heeft gekozen voor haar eigen. Tijdens het traject wisten de gebruikers duidelijk aan te geven wat de wensen waren voor een goed ingerichte VTH-applicatie. Mede door het realisme en duidelijke denkrichting heeft de gemeente er echt een eigen LEEF-applicatie van gemaakt!”
“Natuurlijk is het altijd wennen als je met een nieuwe applicatie moet gaan werken. Wat hielp is dat we gebruikers hebben meegenomen in het testen. In het laatste deel van het implementatietraject hebben we samen met Stadsbeheer een testplan opgesteld, zodat alles we alles konden testen voor de livegang. Gebruikers speelden hier ook een belangrijke rol in. Zij moeten tenslotte met LEEF werken in de praktijk. Die inbreng tijdens het testen heeft ook wel gezorgd voor draagvlak bij gebruikers.”
“LEEF Het is een innovatieve applicatie en flexibel in te richten. De structuur van LEEF zorgt voor veel overzicht. We hebben goed zicht op onze werkvoorraad, op de voortgang van eigen zaken in behandeling en op termijnbewaking. Door goed ingerichte workflow worden de gebruikers optimaal ondersteund in hun proces.”
“Dat bevalt heel goed. De medewerkers van Stadsbeheer denken graag mee, geven snel antwoord en zijn oplossingsgericht. Een voorbeeld? In de vakanties hebben wij vaak te maken met onderbezetting. Afgelopen zomer wilden wij graag een dashboard waarmee wij het werk konden monitoren van een collega. Stadsbeheer heeft speciaal voor ons een workflow ontwikkeld en ingericht, zodat wij heel makkelijk inzicht kregen in de lopende vergunningen en prioritering. Zo’n pragmatische en meedenkende instelling is echt heel fijn!”
“In het begin hadden we nog helemaal geen systeem voor de vergunningverlening. Een aantal van mijn collega’s hadden veel kennis in huis. En handmatig kwamen we een heel eind. Maar dat is natuurlijk enorm foutgevoelig. We moesten er niet aan denken dat we door procedurefouten in de problemen zouden komen.”
“LEEF is snel te leren voor zowel junior als meer senior gebruikers. Ook is het makkelijk in gebruik: minder schermen geeft een rustiger beeld en verkeerd klikken zorgt niet voor onnodige foutmeldingen, vastlopers of verdwalen.”
